Centralizzazione e efficienza della gestione delle polizze per Assicuratrice Milanese

Assicuratrice Milanese, compagnia assicurativa italiana che perfeziona ogni anno circa 100.000 contratti attraverso una rete di oltre 180 agenzie distribuite sul territorio nazionale, aveva l’obiettivo di accelerare e digitalizzare il processo di sottoscrizione delle polizze.

La gestione dei contratti assicurativi comporta infatti la produzione, la firma, l’archiviazione e la distribuzione di una grande quantità di documentazione, coinvolgendo diversi soggetti tra cui contraenti, agenti intermediari e figure autorizzative interne. In questo contesto, la compagnia ricercava una soluzione in grado di eliminare progressivamente la documentazione cartacea, ridurre i tempi di perfezionamento delle pratiche e garantire al contempo elevati livelli di sicurezza, tracciabilità e conformità normativa.

L’esigenza era quindi quella di digitalizzare l’intero ciclo di vita della polizza, dalla sottoscrizione alla conservazione documentale, migliorando l’efficienza operativa delle agenzie e offrendo un’esperienza più semplice e moderna ai clienti.

Per rispondere a queste esigenze, Assicuratrice Milanese ha scelto la piattaforma Docsweb e l’App Docsweb Mobile di Havant per gestire in modalità completamente digitale il processo di finalizzazione delle polizze.

La soluzione consente di archiviare e gestire centralmente la documentazione assicurativa, incluse polizze RCA, polizze sanitarie e altra documentazione contrattuale, garantendo reperibilità immediata delle informazioni e piena tracciabilità delle operazioni.

Il processo di sottoscrizione è stato digitalizzato attraverso l’utilizzo delle firme elettroniche. Il contraente e l’agente intermediario possono sottoscrivere la documentazione mediante Firma Elettronica Avanzata, anche tramite smartphone, mentre la chiusura della polizza viene completata attraverso l’apposizione della Firma Elettronica Qualificata del Presidente della Compagnia.

Una volta terminato il processo di firma, la piattaforma provvede automaticamente all’invio della documentazione contrattuale firmata e delle comunicazioni di routine al contraente, assicurando rapidità, sicurezza e piena validità legale dei documenti.

Grazie all’adozione delle soluzioni Havant, Assicuratrice Milanese ha trasformato un processo tradizionalmente basato sulla carta in un flusso digitale integrato, ottenendo una significativa semplificazione operativa.

La digitalizzazione delle attività di firma e gestione documentale ha consentito di velocizzare il perfezionamento delle polizze, ridurre l’utilizzo della documentazione cartacea e migliorare l’efficienza delle agenzie distribuite sul territorio.

L’archiviazione centralizzata dei documenti e l’automazione dell’invio delle comunicazioni hanno inoltre aumentato la tracciabilità delle operazioni e la qualità del servizio offerto ai contraenti.

Il progetto ha permesso ad Assicuratrice Milanese di coniugare innovazione, sicurezza e compliance normativa, creando un processo più rapido, sostenibile e orientato alle esigenze di clienti e intermediari.