Gruppo Mondadori accelera la trasformazione digitale dei processi aziendali

Gruppo Mondadori è una delle principali media company europee e rappresenta un punto di riferimento nel panorama editoriale italiano. Con oltre un secolo di storia, il Gruppo occupa una posizione di leadership nel mercato dei libri, dei magazine e del retail editoriale, attraverso una rete di oltre 600 librerie e una forte presenza nei canali digitali.

Da sempre orientato all’innovazione, il Gruppo Mondadori ha avviato già nei primi anni Duemila un importante percorso di trasformazione digitale con l’obiettivo di migliorare l’efficienza operativa, ridurre la dipendenza dalla documentazione cartacea e favorire una collaborazione più fluida tra le diverse funzioni aziendali.

L’esigenza iniziale nasce dalla digitalizzazione del ciclo passivo e dei processi amministrativi, ma nel tempo si è evoluta in una strategia più ampia finalizzata a creare un ecosistema documentale unico, in grado di supportare processi sempre più complessi, garantire compliance normativa e accompagnare la crescita del Gruppo attraverso strumenti digitali scalabili e integrati.

Per accompagnare questa evoluzione, Havant ha implementato Docsweb come piattaforma centrale per la gestione documentale, l’automazione dei workflow e la digitalizzazione dei processi aziendali. Nel corso degli anni, la soluzione si è progressivamente estesa a numerose aree del Gruppo, trasformandosi in un vero e proprio abilitatore della digital transformation aziendale.

Il primo ambito di applicazione ha riguardato la digitalizzazione del ciclo passivo e dei processi amministrativi (come le fatture attive e passive, i contratti autori e collaboratori, i rendiconti degli autori, i registri IVA, i libri contabili, il LUL), consentendo la gestione elettronica delle fatture fornitori, dei flussi approvativi e della documentazione contabile. Attraverso l’integrazione con i sistemi aziendali, il Gruppo ha automatizzato la gestione documentale e i processi di verifica e approvazione, riducendo attività manuali e tempi di lavorazione.

Successivamente il progetto è stato esteso ai processi di procurement, introducendo strumenti per la qualificazione e la collaborazione digitale con i fornitori attraverso portali dedicati, workflow strutturati e tecnologie push che hanno reso più efficienti e trasparenti le attività di ingaggio, collaborazione e negoziazione.

Nell’area amministrativa, il percorso di digitalizzazione è stato ulteriormente rafforzato attraverso l’adozione di Fattura Semplice, la piattaforma Havant dedicata alla gestione dei processi di fatturazione elettronica. Integrata con i sistemi aziendali, la soluzione consente di governare in modo centralizzato i flussi delle fatture attive e passive, gestendo le comunicazioni con il Sistema di Interscambio e l’Agenzia delle Entrate, monitorando gli stati di avanzamento e garantendo piena conformità agli obblighi fiscali e normativi. L’introduzione della piattaforma ha contribuito a rendere più efficienti le attività amministrative e contabili, migliorando il controllo dei processi e la qualità delle informazioni gestite.

Il percorso di trasformazione ha coinvolto anche l’area Logistica attraverso l’adozione di Trasporto Semplice, la soluzione progettata per supportare la gestione documentale dei processi di importazione ed esportazione. La piattaforma è diventata uno strumento strategico per la comunicazione con l’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM), automatizzando il recupero e la gestione della documentazione relativa alle operazioni di importazione extra-UE. Questo ha consentito di semplificare gli adempimenti normativi, aumentare la tracciabilità delle informazioni e ridurre significativamente le attività manuali.

La piattaforma ha inoltre supportato la trasformazione dei processi HR attraverso la digitalizzazione del fascicolo del dipendente, la gestione digitale delle assunzioni e dell’onboarding e l’integrazione con AgileSign per la sottoscrizione elettronica dei documenti.

Un ulteriore tassello del percorso di innovazione è rappresentato dalla digitalizzazione dei processi di firma. Grazie ad AgileSign, Mondadori ha progressivamente esteso la firma elettronica a processi interni ed esterni, coinvolgendo dipendenti, candidati, collaboratori e fornitori, garantendo piena validità legale, tracciabilità e sicurezza delle operazioni.

A completamento dell’ecosistema digitale, il Gruppo ha adottato un repository documentale centralizzato e servizi di conservazione digitale a norma AgID per la gestione dei documenti amministrativi, fiscali, legali e probatori, creando una vera e propria “cassaforte digitale” a supporto della governance documentale dell’intera organizzazione.

La collaborazione tra Havant e Gruppo Mondadori, sviluppata in oltre vent’anni di evoluzione continua, ha consentito di costruire una piattaforma digitale trasversale capace di supportare numerosi processi aziendali e accompagnare il Gruppo nelle diverse fasi della propria trasformazione organizzativa.

Grazie a Docsweb sono stati digitalizzati e resi disponibili oltre 5,5 milioni di documenti, consultabili da centinaia di utenti attraverso un ambiente centralizzato e sicuro integrato con i sistemi aziendali. Oltre 500 utenti accedono direttamente alla piattaforma, mentre l’intero Gruppo beneficia della disponibilità delle informazioni attraverso le applicazioni gestionali integrate.

La progressiva eliminazione della carta e l’automazione dei workflow hanno migliorato significativamente l’efficienza operativa, accelerando i processi amministrativi, semplificando la collaborazione tra le diverse funzioni aziendali e riducendo la necessità di trasferire documentazione fisica tra sedi e dipartimenti.