Assunzioni smart con la firma online per Manpower
L'esigenza
ManpowerGroup è un’azienda multinazionale del settore delle risorse umane, presente in Italia dal 1994 con una rete di oltre 250 filiali distribuite in 20 regioni, più di 18.000 aziende clienti e oltre 200.000 lavoratori assunti ogni anno con contratti a tempo determinato, indeterminato e di somministrazione.
In un contesto caratterizzato da volumi così elevati, la gestione del processo di assunzione e della relativa documentazione contrattuale rappresenta un’attività strategica e ad alto impatto operativo. Ogni giorno vengono infatti prodotti e sottoscritti migliaia di documenti che devono essere gestiti in modo rapido, sicuro e conforme alle normative vigenti.
Oltre alla necessità di eliminare la gestione cartacea e semplificare le attività amministrative delle filiali, Manpower aveva l’esigenza di introdurre un modello che consentisse la sottoscrizione dei contratti completamente a distanza, permettendo a lavoratori e aziende di completare l’intero iter di assunzione senza la necessità di recarsi fisicamente presso una sede.
L’obiettivo era creare un processo digitale in grado di supportare la velocità e la flessibilità richieste dal mercato del lavoro moderno, garantendo un’esperienza semplice e immediata per tutti gli attori coinvolti e rendendo possibile la formalizzazione dei rapporti di lavoro in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
La soluzione
Per rispondere a questa esigenza, Havant ha realizzato il portale ManpowerOnline, una piattaforma digitale progettata per gestire l’intero processo di selezione, ingaggio e sottoscrizione dei contratti di lavoro.
Attraverso il portale, le aziende possono consultare e selezionare direttamente online i profili dei candidati più adatti alle proprie esigenze, effettuando richieste di personale in totale autonomia, senza vincoli di orario e senza la necessità di recarsi fisicamente presso una filiale.
Una volta individuati i candidati, il sistema attiva automaticamente il processo di ingaggio attraverso notifiche via email e SMS. In caso di accettazione dell’offerta, il contratto viene inviato digitalmente e può essere sottoscritto da lavoratore e cliente tramite firma elettronica, anche da dispositivi mobili.
La soluzione integra inoltre la piattaforma documentale Docsweb per la gestione, archiviazione e conservazione dei documenti, garantendo la reperibilità immediata delle informazioni e la completa tracciabilità dell’intero processo.
Per gli utenti che preferiscono completare la procedura in presenza, il sistema supporta anche la firma grafometrica presso le filiali, mantenendo un’esperienza coerente e completamente integrata.
I risultati
L’introduzione di ManpowerOnline ha trasformato radicalmente il processo di gestione dei contratti di lavoro, introducendo un modello operativo completamente digitale e orientato all’esperienza dell’utente.
La possibilità di firmare i contratti a distanza ha eliminato gran parte degli spostamenti fisici necessari per completare le pratiche amministrative, migliorando la rapidità di attivazione dei rapporti di lavoro e aumentando la flessibilità per clienti e lavoratori.
La digitalizzazione del processo ha inoltre consentito di eliminare oltre 100.000 documenti cartacei all’anno, riducendo costi operativi tempi di gestione e attività amministrative a basso valore aggiunto.
L’accesso immediato alla documentazione, la disponibilità dei servizi online e l’automazione delle attività amministrative hanno migliorato l’esperienza complessiva di clienti e lavoratori, contribuendo a rafforzare il posizionamento di Manpower come azienda innovativa e pioniera nella digitalizzazione dei processi HR.
Il successo dell’iniziativa è stato confermato anche dal rapido ritorno dell’investimento e dal riconoscimento ottenuto ai Digital360 Awards, dove il progetto è stato premiato per il suo contributo all’innovazione dei processi aziendali.
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