Randstad trasforma la gestione documentale HR con un approccio paperless

L'esigenza

Randstad Italia è il secondo operatore mondiale nei servizi per le risorse umane e rappresenta una delle realtà più importanti del settore in Italia, con oltre 300 filiali distribuite sul territorio nazionale e più di 2.000 dipendenti. L’azienda offre un ampio portafoglio di servizi che spaziano dalla ricerca e selezione del personale alla somministrazione, dalla formazione all’outplacement, supportando ogni giorno migliaia di aziende e candidati.

Per sostenere la crescita del business e mantenere elevati standard di servizio, Randstad aveva l’esigenza di ripensare i propri processi amministrativi e documentali in ottica digitale, riducendo attività manuali, tempi di gestione e dipendenza dalla documentazione cartacea.

L’obiettivo era costruire un ecosistema digitale capace di supportare l’intero ciclo di relazione con clienti, candidati e dipendenti, rendendo i processi più veloci, accessibili e scalabili. Un percorso di trasformazione che doveva coinvolgere sia le attività delle filiali sia i processi interni, introducendo nuovi servizi digitali e migliorando l’esperienza di tutti gli stakeholder.

La soluzione

Per accompagnare Randstad nel proprio percorso di innovazione, Havant ha implementato una piattaforma integrata basata su Docsweb, la soluzione di Enterprise Content Management e Workflow Management progettata per digitalizzare documenti, workflow e processi aziendali.

La piattaforma ha consentito di digitalizzare la gestione documentale delle filiali, centralizzando sia i documenti nativamente digitali sia quelli acquisiti da supporto cartaceo. I processi amministrativi verso clienti e candidati sono stati completamente riprogettati in modalità digitale, introducendo la gestione delle firme e la sottoscrizione remota, con una significativa riduzione dei tempi operativi e dei passaggi burocratici.

Il progetto si è progressivamente esteso anche ai processi HR interni, includendo la gestione digitale di cedolini, LUL, CU e altra documentazione del personale, con servizi di archiviazione e conservazione a norma. Parallelamente, sono stati digitalizzati anche i processi di gestione delle note spese, consentendo ai dipendenti di acquisire e trasmettere la documentazione direttamente da dispositivi mobili.

La collaborazione ha inoltre coinvolto l’area amministrativa attraverso la gestione della fatturazione elettronica attiva e passiva e dei relativi processi di conservazione digitale, creando un ecosistema documentale integrato a supporto dell’intera organizzazione.

I risultati

Il progetto di trasformazione digitale realizzato insieme ad Havant ha consentito a Randstad di costruire un modello operativo completamente paperless, migliorando l’efficienza dei processi e la qualità dei servizi erogati a clienti, candidati e dipendenti.

Oggi l’organizzazione è in grado di gestire oltre 10 milioni di documenti digitali tra contratti, documentazione HR, fatture e documenti amministrativi senza ricorrere alla carta, garantendo accessibilità immediata, sicurezza e piena conformità normativa.

La digitalizzazione delle firme rappresenta uno degli elementi più significativi del progetto: sono infatti state raccolte circa 1 milione di firme elettroniche, sottoscritte da remoto tramite PC e dispositivi mobili, semplificando l’interazione tra Randstad, aziende clienti e candidati.

L’eliminazione della carta, l’automazione dei processi e la disponibilità di servizi completamente digitali hanno consentito di ridurre tempi e costi operativi, migliorare la produttività delle filiali e offrire un’esperienza più semplice, moderna e flessibile a tutti gli utenti coinvolti.

Il progetto continua oggi a rappresentare una piattaforma di innovazione sulla quale Randstad può costruire ulteriori iniziative di digitalizzazione, confermando il ruolo strategico della tecnologia nel supportare la crescita e l’evoluzione del business.

Dicono
di noi

Randstad sta vivendo una importante trasformazione digitale, e dei sistemi informativi in modo più ampio, per vincere le nuove sfide del mercato, l’obiettivo è di porsi come partner di riferimento nel mercato HR e l’information Technology è una delle leve strategiche per raggiungerlo. In questo complesso programma di trasformazione, Havant è uno dei principali partner ICT che Randstad ha individuato, in particolare per tutta la gestione documentale e relativa archiviazione, delle firme digitali sia interne che esterne, delle attività amministrative come ad esempio la fatturazione elettronica. La complessità è elevata, ma grazie all’efficace collaborazione e governance che abbiamo impostato con la squadra Havant stiamo raggiungendo i vari traguardi. Siamo molto soddisfatti della collaborazione impostata e del supporto e consulenza caratterizzata da contenuti altamente specializzati che riceviamo."

"É una soddisfazione poter lavorare con clienti come Randstad che vivono la tecnologia come una leva strategica. Questi sono i progetti nei quali, dal confronto con le parti coinvolte, nascono le migliori sinergie tra tecnologia e processi. La nostra esperienza ci insegna quanto sia fondamentale impostare bene i progetti, sin dalle prime fasi, proprio nell’ottica di porsi non solo come fornitori tecnologici, ma come partner in grado di offrire il massimo supporto e consulenza."