I quaderni di laboratorio diventano digitali: SAES Getters valorizza il patrimonio aziendale

SAES Getters, azienda italiana quotata in borsa e leader nello sviluppo di materiali avanzati per applicazioni industriali e medicali, fonda la propria competitività sulla ricerca e sull’innovazione. Con oltre 80 anni di storia, più di 300 brevetti depositati e una media di circa 10 nuove invenzioni all’anno, la Ricerca & Sviluppo rappresenta uno degli asset più strategici dell’organizzazione.

Le attività di ricerca coinvolgono circa 130 persone a livello di Gruppo, di cui oltre 50 tra ricercatori e tecnici presso l’headquarter di Lainate, impegnati quotidianamente nella sperimentazione e nello sviluppo di nuove tecnologie. Per documentare attività, osservazioni e risultati sperimentali, il personale dei laboratori utilizzava tradizionalmente i cosiddetti “quaderni di laboratorio“, supporti cartacei fondamentali per tracciare il lavoro svolto, supportare la redazione di report tecnici e, in molti casi, costituire la base documentale per il deposito di brevetti.

Con il passare del tempo, tuttavia, la gestione cartacea ha evidenziato alcuni limiti: difficoltà nella condivisione delle informazioni tra team e funzioni aziendali, complessità nel recupero delle evidenze sperimentali relative a progetti pluriennali e necessità di preservare e valorizzare in modo più efficace il patrimonio di know-how accumulato dall’azienda.

L’obiettivo di SAES Getters era quindi digitalizzare il processo di raccolta e gestione delle informazioni di laboratorio, favorendo la collaborazione, migliorando l’accessibilità dei dati e garantendo una maggiore tutela della proprietà intellettuale aziendale.

Per supportare SAES Getters nel proprio percorso di trasformazione digitale, Havant ha realizzato una soluzione basata su Docsweb, la piattaforma di Enterprise Content Management e Workflow Management progettata per gestire documenti, informazioni e processi aziendali in modo centralizzato e sicuro.

Il progetto ha previsto la completa digitalizzazione dei quaderni di laboratorio attraverso l’utilizzo di tablet che sostituiscono i tradizionali supporti cartacei nelle attività quotidiane di ricerca. Tutte le informazioni raccolte dai ricercatori vengono archiviate, organizzate e rese disponibili all’interno di Docsweb, creando un patrimonio informativo condiviso e facilmente consultabile.

La soluzione consente inoltre di allegare fotografie, immagini e filmati direttamente alle annotazioni di laboratorio, documentando in modo dettagliato fenomeni, test, processi e risultati sperimentali anche durante attività svolte fuori sede.

Per garantire la validità e la tracciabilità delle informazioni, il sistema integra le funzionalità di firma elettronica e marca temporale attraverso AgileSign, consentendo di certificare autore, contenuto e data delle attività svolte. Questo aspetto assume particolare rilevanza nelle attività legate alla tutela della proprietà intellettuale, al deposito dei brevetti e alla gestione di eventuali verifiche o contestazioni future.

Grande attenzione è stata inoltre dedicata alla sicurezza: gli accessi alle informazioni possono essere regolamentati in base a ruoli e profili utente, garantendo la protezione dei dati sensibili e il controllo delle attività effettuate.

L’introduzione dei quaderni di laboratorio digitali ha consentito a SAES Getters di trasformare la gestione della conoscenza aziendale, rendendo le informazioni più accessibili, condivisibili e valorizzabili nel tempo.

La disponibilità di dati digitali e ricercabili ha migliorato la collaborazione tra ricercatori, tecnici e altre funzioni aziendali, facilitando il recupero delle informazioni e accelerando le attività di ricerca, analisi e sviluppo.

La certificazione delle attività sperimentali tramite firma elettronica e marca temporale ha rafforzato la tutela del know-how aziendale e il supporto alle attività di deposito brevetti, garantendo una maggiore affidabilità delle evidenze documentali.

L’utilizzo di tablet e contenuti multimediali ha inoltre arricchito la qualità della documentazione raccolta, consentendo una rappresentazione più completa e accurata delle attività di laboratorio.

A conferma del valore strategico del progetto, SAES Getters ha successivamente avviato un’importante iniziativa di recupero e digitalizzazione dello storico documentale, convertendo in formato digitale circa 400 quaderni di laboratorio prodotti negli ultimi dieci anni. Un patrimonio informativo che oggi può essere consultato e condiviso in tempo reale attraverso ricerche per progetto, attività o ricercatore, contribuendo a preservare e valorizzare uno degli asset più importanti dell’azienda: la conoscenza.